数学统计学院学术报告厅使用管理办法

一、目的

为进一步加强数学统计学院学术交流和学科团队建设，充分发挥学术报告厅的功能，提高使用率，明确使用学术报告厅的规定及申请使用流程，现对学术报告厅的使用作如下规定。

二、定义

学院学术报告厅包括数学楼314室、413室、503室、505室。

学术报告厅的用途：举行会议、讲座、培训以及适合在报告厅举办的小型活动、竞赛活动等，原则上不能做其它用途。

三、学术报告厅使用规定

1.学术报告厅由学院办公室（314室、413室）和社会服务办公室（503室、505室）统一管理，学院办公室统筹协调安排使用，各办公室负责卫生、安全以及室内设备物品的管理。

2.部门或个人需要使用学术报告厅时，需提前一天向学院办公室提出申请并填写《学术报告厅使用申请表》，经学院办公室负责人同意后方可使用。

3.使用原则：先申请，后使用。30人以下（含30人）规模的活动优先安排314室，如果出现冲突则按照503室、505室、413室的顺序依次进行安排；30人以上规模的活动按照503室、505室、413室的顺序依次进行安排。

没有提前申请的部门或个人临时性使用学术报告厅，在没有冲突的情况下，必须经学院办公室负责人和学院主管领导同意后方可使用；如有冲突，必需礼让已申请使用的部门或个人，且需补填《学术报告厅使用申请表》。

4.按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但学院管理部门不负责协商，由使用者自己协商。

5.遇学院紧急或重要的会议，已申请使用报告厅的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应让位于的紧急或重要会议。

6.部门及个人应在所预约的时间到达报告厅，并开始使用。超过10分钟未到达报告厅的，学院有权对报告厅的使用权另作安排。

7.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知院办，如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该报告厅，终止使用该报告厅。

8.任何部门或个人在使用报告厅期间，必须爱护报告厅的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

9.报告厅内的所有设施设备，不能带出报告厅。使用时如遇到问题，请及时反映并登记报修。

10.报告厅使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求。

11.报告厅使用期间，使用部门或个人需保持报告厅的整洁，不允许有乱扔垃圾等不文明行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。

12.如部门或个人临时取消申请并再次使用时，需重新申请。

四、程序

1.申请流程

（1）部门或个人到学院办公室查询报告厅的使用状况。

（2）部门或个人向学院申请，填写并提交《学术报告厅使用申请表》。

（3）院办根据部门或个人的申请需求作出及时安排，并记录在《报告厅使用登记表》。

（4）部门或个人按时间使用报告厅。

2.使用流程

（1）部门或个人严格按报告厅使用的相关规定使用报告厅。

（2）部门或个人自行指定人员安排会务工作。

（3）在使用中有设备不能正常工作的，请及时通知院办填写设备故障表并报修。

报告厅使用流程图

3.交还流程

（1）部门或个人使用完毕后，院办检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正。

（2）如部门或个人不改正，院办应及时上报学院领导。

五、未尽事宜由数学统计学院负责解释。

附件：

1.报告厅使用申请表

2.报告厅使用登记表

报告厅使用申请表